企業の役員や忙しい社員の補佐を行なう秘書の仕事。今回は秘書の仕事内容から年収、注意すべき点などを紹介していきます。
秘書とはどんな仕事をするの？
秘書はそもそもどのような仕事があるのでしょうか。業務内容や必要なスキル、年収などを調べてみました。
基本的には業務の補佐を行なう役目を担う
秘書という職業は、役員や医師、弁護士、国会議員などの政治家、社長などの庶務全般の仕事を行ったり、部署ごとに配属され、業務の補佐をしたりします。
スケジュール調整や管理から雑務、文書作成、アポイントのセッティング、出張時に利用する交通機関や施設の予約、来客・電話応対など業務に関わることを補佐対象の代わりに行ないます。
社外にも同行し、クライアントと会う機会も多い場合は、失礼のない対応やマナーができる人でないと適任ではありません。
個人専属の秘書から営業秘書のような部署ごとの業務補助まで様々
秘書は役員一人ひとりに就く専属のような形と、部署単位で補佐をする場合と様々な働き方があります。個人に就く場合は、ドラマなどに出てくるイメージのように付き添って様々な仕事をすることになります。
部署に配属になった場合は秘書というよりはどちらかというと事務員に近いですが、より専門知識が必要になります。秘書の必要な部署の例を挙げると営業です。
営業秘書は営業員全体、もしくは数人の補佐を行ない、スケジュール管理から業務報告、クライアントへの電話対応などをしています。
女性のイメージが強いかもしれないが男性も活躍している
秘書のイメージは女性かも知れませんが、男性の秘書も多く活躍しています。
そもそも性別で採用不採用を決めるのは法律で禁止されていますし、実際の現場でもこうした差別は減ってきています。
とはいえ気配りやコミュニケーションという面で女性の方が優れているとの見方もあるため、どうしても女性有利となっていることも事実です。
しかし、男性の秘書も需要があり、増えてきているため男性にもチャンスはあるといえます。
業界を問わず活躍できる可能性のある仕事
秘書は業界を問わず様々な企業で活躍できるため、自分の経歴を活かせるでしょう。
社会人経験を活かせる業界の秘書に転職することで、専門用語がわかる、企業名がスムーズに覚えられる、やるべきことの予測ができるといった即戦力になります。
年収は300万円～500万円ほどで一般的な事務員よりも少し高い
秘書の年収は300万円～500万円ほどで一般的な事務員よりも高い給与となっています。
これは一般的な事務的な仕事に加え、専門性の高い知識が必要になるためです。また、秘書募集の案件は正社員として採用予定のものが多く、安定しているとも言えます。
秘書として働くにはどうすればいいの？
秘書として働く方法を具体的に考えてみましょう。
秘書はビジネススキル以外にコミュニケーション能力が必要と言われていますので、営業や接客経験があるとアピールポイントになります。
また秘書向けの資格もあるため、秘書を目指す人はこちらも資格取得を検討してみてはいかがでしょうか。
周りへの気配りや円滑なコミュニケーションが取れる環境を作る能力が必要
秘書に求められることは知識に加えて、補佐する人がスムーズに仕事ができるような配慮や、円滑なコミュニケーションが求められます。
ときには周りの社員や働いている人へ伝言やヒアリングなどの名目で話を聞き取る役目をすることもあるため、相手の意志をしっかり汲み取りながらそれを役員や上長に確実にわかりやすく伝える能力が必要です。
このことから高いコミュニケーション能力が問われる仕事と言えます。
秘書としてのスキルを証明する秘書技能検定も有利になる
秘書としてのスキルを証明するには秘書技能検定を受験しましょう。
秘書技能検定の試験内容は、一般常識やビジネスマナーに加え、ある程度の職務や時事に関する知識、記憶力や判断力などを問われ、1級、準1級、2級、3級の4段階に分かれています。
2級と3級は筆記試験のみですが、1級と準1級では面接があります。国家資格ではありませんが、メジャーな資格ですので、書店などで対策教本が売られているほか、セミナーなども開講されています。
また、CBS検定も有名です。こちらも民間資格ではありますが、秘書として働くなら役に立つ資格のひとつ。
日本語や英語の知識と応用力を身に付け、語学力の証明できる資格ですから、外資系企業、もしくは外資系企業と接する機会の多い職場に勤務する予定の人には特におすすめです。
じっくり勉強したいなら、短期大学や専門学校に通う道もあります。
基本的なビジネスマナーや礼儀作法ができていれば採用の可能性がある
秘書は一定の知識と基本的なビジネスマナー、礼儀作法が問題なければあとはOJTで学ぶことが多いため、未経験者でも採用される可能性があります。
心配な方は上記の秘書検定に挑戦してみて、自分がどれほどのレベルであるか確かめることをおすすめします。
秘書として働くために注意すべきこと
秘書として働く前に覚えておいてもらいたい注意点3つを紹介します。
具体的には上司の顔色を伺い、気を遣わなければならないためストレスが溜まること、機密性の高い内容を扱うことも多く、口外できないことばかりなこと、そして、補佐する相手に合わせてスケジュールを組むため自分の時間が不定期なことです。
それぞれ紹介していきます。
上司の顔色を伺い、気を遣わなければならないためストレスが溜まる
秘書の仕事は常に気を遣う仕事であるため、気疲れしてしまいストレスが溜まります。
気配りが苦痛でない、おせっかいな性格人には合っているかもしれませんが、そうでない人は続けることが難しいかもしれません。
就職先で担当した相手が自分と合わないと仕事が全てストレスに変わってしまうので、人の好き嫌いがない人、もしくは仕事は仕事と割り切って働く気持ちが必要です。
機密性の高い内容を扱うことも多く、口外できないことばかり
秘書の仕事をする中で扱う仕事は気密性が高いものが多いので、情報管理が厳しく、ストレスが溜まっても人に話して発散するといったことができません。
重役の担当になるほど、会社の重要な書類や仕事を扱うことになり、発言のほとんどが外に漏れてはならないオフレコになります。こうした環境でも耐えられる精神力が必要です。
補佐する相手に合わせてスケジュールを組むため自分の時間が不定期
秘書のスケジュールは補佐する人のスケジュールありきで組まれるため、自分の予定が立てにくいです。
就業時間外でも会合や打ち合わせ、接待があれば付き添わねばならず、休日も予定があれば出勤せねばなりません。
秘書として尽くすことがやりがいに繋がっていればよいのですが、そうでない人にはプライベートを削って仕事しているという意識が強くなり、辞めてしまう人が多いようです。