WORQLIP

元転職エージェントのここだけの話

社会人マナーを押さえて人事評価アップ!メールの出し方から書き方を紹介

人事の印象や評価を上げるのに役立つのが「社会人マナー」。

特に転職活動時の連絡手段として使うことの多いメールでは気をつけなければいけません。今回は、社会人マナーとして押さえておきたいメールの出し方や書き方を紹介します。

メールの文面を書くときの注意点

メールの文面は意外と気をつけないといけないことがたくさんあります。敬語の使い方から文頭などに必要な情報、読みやすさについて説明していきます。

敬語を使うのはもちろんだが、重複敬語にならないよう注意する

企業に向けてメールを送るときには敬語を使うのは当たり前ですが、正しく使わないと重複してしまい、違和感のある文章になります。

たとえば、極端な例文ではありますが「面接のご希望日時についてご回答させていただきましたので、ご確認ください」。これは、文章を丁寧にしようとしすぎるあまり「ご希望、ご回答、ご確認」と表現が重なっています。

こうした場合は「相手にして頂く作業は敬語にするが、自分が行なう作業には何もつけない」ことが基本です。

今回の場合、「面接の希望日時に回答させていただきましたので、ご確認よろしくお願いいたします。」というかたちです。

もちろん、細かい敬語マナーをすべて理解しているのが理想ですが、それにこだわるあまり連絡が遅れたりしないように、最低限のポイントだけは押さえておきましょう。

文頭には担当者名、文末には署名を入れる

仕事で使うメールには、文頭に送り先企業の担当者名、文末には自分の名前や個人情報を記入した署名を入れましょう。

人事担当者宛のメールだったとしても、相手のメールアドレスが社内部署共通のものだと、誰宛に送られたものか判断できないことがあります。

具体的には人事担当者宛のメールアドレスが「info@~」や「jinji@~」というようなものの場合、そのアドレスに送られたメールが人事部全員に配信されていることが多いです。

一目でどの担当者向けに送ったものかを明確にするため、文頭に「〇〇様」と担当者個人の名字を記載しましょう。

文末に記載する署名は「名前、電話番号、メールアドレス」を書くのが一般的。これを書いておくと、何かあったときに人事担当者が過去のメールを遡らなくても連絡先や正しい名前を確認できます。

自分の使っているメーラーに署名機能があればそこに記載しておくと送信の際に自動で挿入されますが、署名機能の使い方がわからないときはメモ帳などのテキストファイルに入力しておき、コピー&ペーストしても良いでしょう。

ただし、複数の会社とやり取りでコピペを使うなら、面接日程・件名・会社名・採用担当者名・部署名など、本文がちゃんと変更されているか、添付ファイルは正しいかなど、細かな部分もしっかり確認するのは忘れないでくださいね。

改行の入れ方や読みやすさも配慮する

特に若い方のビジネスメールでは、改行の入れ方がおかしかったり、読みやすさが考慮されていないメールになりがちです。

SNSなどの投稿を見ていると、一文節ごとに句読点の代わりに改行をすることで読みやすくしていることもありますが、これはメールで行なうと人事担当者のメール環境によっては1行の表示文字数が異なり、読みにくい文章になってしまう可能性もあります。

しっかり句読点をつけて、改行すべき場所でのみ改行を使うようにしましょう。

文章の作法以外に気をつけたいマナー

メールを送る際に気をつけるのは文面の言葉遣いだけではありません。返事を送るタイミングや自分が使うメールアドレスにも注意が必要です。

原則として届いたメールはその日のうちに返答する

ビジネスマナーとして送られてきたメールは、その日の営業時間中に返信しておくのが良いとされています。

メールの内容に関わらず、できるだけ早く回答をすべきですが、その日のうちに返事を出しておくことで、相手が翌日の朝一番に確認して次の対応を取れます。

特に、こちらが何か記載しないといけないような返信内容でなかったとしても「ご連絡ありがとうございます。確認いたしました。」といった、お礼メールもしておきましょう。

転職活動中だと相手企業側の営業時間中に返事をすることが難しいかもしれません。

注意点としてはあまり夜間にメールを送ると相手の迷惑になる可能性もあるため、0時~7時ごろまでの時間は避けるのが基本マナーとなります。相手の都合を考えるのも社会人として大切なことです。

当日中に返事ができなかった場合はどうするべきか

日程調整が必要な場合など、すぐに返事ができないケースでも、一度、返信をしておくのが理想です。

「申し訳ありませんが、本日お答えすることが難しいため、〇月〇日までに改めてご連絡させていただきます。」というように、すぐに回答できないことを謝罪しつつ、いつまでに連絡するかを明確に記載しておきましょう。

ただし、次の日には連絡できるような内容であれば、翌日に返事をしても大丈夫です。

メールを出す際には自身のメールアドレスを使う

応募先企業とやりとりを行なう際のメールアドレスは自分の所有しているものであれば基本的に問題ありません。

当然ですが、自分の現職で使用している企業ドメインの入ったメールアドレスは使用厳禁です。そちらは会社から貸与されているものになるので、会社のチェックで内容確認されてしまうこともあります。

ベストなのは、自身が契約している自宅のネット回線に付随しているプロバイダーのメールアドレスなど独自ドメインとよばれるものですが、現在では、Gmailなどのフリーアドレスでも心象を悪くすることがないでしょう。

携帯電話会社のキャリアメールだけは注意が必要で、企業から送られてくるメールに添付されたファイルのサイズによっては、受信不可になります。できれば転職活動用にメールアドレスを作っておくことをおすすめします。

詳しいマナーがわからないときに学ぶ方法

メール応対の作法だけでなく、社会人マナーは一度学んでおくと人事担当者の印象を良くすることができます。もっとも手軽な方法やネットや本で自己学習することですが、転職活動のプロによる実際のレクチャーを受けるとより身につくでしょう。

ネットや本で自己学習する

多くの方が転職活動中にネットや本で調べていると思います。有益な情報がすぐに見つかるので便利ではありますが、微妙にニュアンスを変えたい時の応用が効かないという欠点も。

また、型にはまった応対しかできなくなるので、人事担当者に「マニュアル人間なのかな」という印象を与えてしまう可能性があります。

セミナーなどの講習を受ける

転職希望者を対象としたセミナーや転職フェアなどでもビジネスマナーを学ぶ機会があります。こうしたリアルな情報を聞くことで、今の転職業界のトレンドやスタンダードがわかるので、時間のある人は足を運んでみると良いでしょう。

転職サイトやエージェントで添削してもらう

本当に自分にあったメール文を知りたい時には転職サービスで添削を受けてみましょう。

転職やビジネスマナーに詳しいキャリアコンサルタントが、あなたのメールを見てふさわしい文章になるよう添削してくれるサービスを実施している転職サイトや転職エージェントもあります。

確実に失敗しない文面がわかるほか、書き方のレクチャーもしてもらえます。

メールの文章に限らず、履歴書や職務経歴書の書き方などについてもアドバイスを受けられますので、ぜひ活用してください。

まとめ

メールのマナーを理解しておくことで、失礼のない対応が可能になり、面接官や人事担当者の印象も良くなります。

でも、メールを送るたびにいちいち調べて考えるのは大変ですよね。そんな時はまず大手転職サイトを使ってみましょう。

長年の実績と利用者の多さから安心して求人情報を探せるのはもちろんのこと、掲載数も多いうえに、面接日時の調整や書類選考のアドバイス、採用面接対策など、転職サポートも充実しています。

利用から応募まですべて無料ですし、転職全般に関する質問・相談を受け付けていますのでぜひ活用してください。