就職活動・転職活動の際は、履歴書の作成方法を手書きでするか、パソコンで印刷するか迷うことがありませんか？
パソコンか手書きかの論争がおこなわれることはよくありますし、様々な意見があります。どちらも間違いではありませんが、それぞれのメリットデメリットを押さえて、どちらで行うのがベストなのかを考えてみましょう。
履歴書は何を使って書くのが正しいのか
なぜ履歴書を書く方法として、手書きで書く方法とパソコンで作る方法が混在しているのでしょうか。実はそれぞれにメリットや注意点があるので、一概にどちらが正しいとは言えないためです。まずは両者のメリットを見てみます。
手書きで作成するメリット
よく言われるメリットとしては、思いや感情が伝わりやすいということです。
手書きの文字にはその人の人格や性格が表れるとされており、書類選考の一つの要素として考えられています。きれいな字の人は几帳面で真面目、大きな字を書く人は自分に自信があるといった一種の性格判断に使われます。
あなたのイメージにも直結しますので、自分の字が綺麗だと自信のある人にとっては、ひとつのアピールポイントにもなるでしょう。
また、手書きでの作成には時間がかかるため、それだけの時間を企業に送る履歴書にかけたという証明にもなります。
パソコンで作成するメリット
パソコンで作成する場合のメリットは主に3つあります。1つは単純に作成が楽で使い回しが効き、効率が良いところ。失敗しても全部書き直しになることもなく、いくらでも修正が可能です。
2つ目はパソコンでの基本的な入力スキルがあることの証明になるという点です。出来る人から見れば極々簡単な作業ですが、近年では社会人として企業に入社後、パソコンが全く使えないことが発覚し業務や研修に支障をきたすケースも見受けられます。
しかし、履歴書をパソコンで作成して送付することで、履歴書作成に必要な編集ソフトの扱いや入力、印刷までが可能であると認識させることができます。
3つ目は自分の字がどうしても汚くなってしまう弱点をカバーすることができる点です。
手書きのメリットにあるように字が綺麗な場合はよい印象を与えますが、逆に汚い場合は悪い印象･･･とまではいかなくとも、良い印象を持たれるとは言えません。
その点、パソコンで作成するなら、字の良し悪しに関係なく、中身で勝負する形にできます。
それぞれのデメリットについて知っておこう
もちろんメリットばかりではありません。手書きは時間がかかりますし、パソコンは逆に手抜き感が出てしまうデメリットがあります。その他のデメリットも紹介しますので、使う場面選びの参考にしてみてください。
手書きは得意でないとデメリットにしかならない
そもそも字がうまくて文字を書くのが苦痛でない人でないと、手書きの履歴書は作成自体が辛いものになります。汚い字を書いてしまうとそれだけでマイナス評価に繋がりかねませんし、応募する企業が多ければ多いほど、時間を割くことになります。
下書きをして、清書する苦労を考えるだけで気が滅入る人も多いはずです。どんなに頑張って丁寧に書いても字が綺麗にならない人もいます。「ゆっくり丁寧に書けば、うまくなくても気持ちは伝わる」というのはお手紙くらいで、残念ながら企業の採用担当者には通用しません。
知らない人が一目見て綺麗で気持ちいい印象を与える字を書く必要があるのです。面接でも「字が汚いけど、もしかして今朝、急いで書いて来たの？」「字が汚いのは勉強してこなかった証拠だ」と厳しい言葉を言われることも実際にあります。
パソコンで作成した履歴書は機械的で冷たいイメージ
パソコンで作成した履歴書は個性が出ないデメリットがあります。応募者の多くが手書きで提出している中、自分だけがパソコンで作成していたらどんな印象を与えるか考えてみてください。
考えられるのは「手抜きだ、他の企業に出したものの使い回しだ」と思われる可能性があるという点でしょうか。
実際には1社ごとに丁寧に作成していても、その思いはなかなか伝わりません。さらに自分の文章がインターネット上にある、型にはまった内容だとコピーして貼り付けただけと勘違いされ、書類選考で落とされる可能性もないとは言えません。
自己PRや志望動機の欄に書く自分の文章が、本当にオリジナリティのあるものに仕上がっているかを気にしないといけません。
業種や職種に合わせて考えよう
使い分けのポイントは業種や職種、企業別に考えること。
綺麗でなくても手書きのほうが好印象の場合もありますし、パソコンで作成してパソコン操作の基礎知識があるアピールをしたほうがよいことも。詳しい理由や具体的な職種を見てみましょう。
手書き作成が適当だとされる業種職種
手書き作成で履歴書を作る応募者が多い業種は、サービス業などの人と関わる業務内容が中心の場合です。その人の人柄を重要視する職場では、履歴書の字も参考にされます。また、他の会社に手紙や郵便物を多く送る機会の多い、事務職でも手書きの履歴書が好まれる傾向にあります。
パソコンでの作成が適当だとされる業種職種
パソコンで履歴書を作成する応募者が多いのは、工学系やIT企業、web関連企業など、主に業務でPCスキルが必要な会社になります。
こうした企業に手書きの履歴書を出すと、パソコンに対する理解がないのではないかという考えを持たれます。
最近ではメールにてPDF化した履歴書を提出するように求める会社もあり、電子化の流れも進んでいます。最低でもパソコンの扱い方は知っておかないと、入社してから恥をかくことになりますので、社会人勉強も兼ねて触れるようにしておくとよいでしょう。
郵送時の添え状も手書きとパソコンで違いがある
添え状とは郵送で履歴書を送る際に同封するものです。ビジネスでは郵送物に添え状を付けることがマナーとしてあります。
中に入っている物を確認でき、挨拶によってコミュニケーションを円滑にします。内容自体は手書きでもパソコンでも大差ありませんが、フォーマットや書く順序に差があることを覚えておきましょう。
手書きの添え状は縦書きで
添え状を手書きする場合は縦向きの便箋を使って書くようにします。「時下、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます」のような挨拶と「拝啓、敬具」といった頭語と結び語のセットを忘れず記載します。
内容としては面接や選考をして頂けることに対するお礼の言葉と、「履歴書1枚、職務経歴書2枚」といった送付した書類の内容と枚数を書きます。忙しい中確認して頂くので、お願いの意味も込めて「ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。」などの1文も添えましょう。
結び語の後に年月日と名前を載せ、最後に「○○株式会社××部採用担当□□様」という順番が基本とされています。内容には自己PRなどを記載してもよいですが、あくまで添え状ですので長くなるのはよくありません。書くとしても1文ほどに止め、スマートに見えるように意識しましょう。
パソコンで作成する際は横書き
パソコンで作成する際は横書きになります。内容は手書きとほぼ同じですが、書く順序が異なります。まず用紙の左上に「○○株式会社××部採用担当□□様」、右上に年月日と自分の住所、氏名を表記します。
後は頭語、ご挨拶、お願い、結び語と続け、その下に送付書類の一覧を書きます。パソコンの場合は使っているソフトにある程度テンプレートが入っていることもありますし、インターネットの情報を参考に同じレイアウトにしておけば問題ありません。
まとめ
手書きとパソコンで作った履歴書について比べてみると、結局はどちらでも作成できたほうがよいことがわかると思います。パソコンで作成するほうが簡単ですし、データも残りますので手間が省け、ある程度同じ業界の企業数社に送るときに便利です。
また手書きだと本気度が伝わるといった人情的な部分もあるので、字に自信があれば効果を発揮します。どうしても字に自信がない人は、どんな企業でもパソコンで作成してもよいでしょう。自信がない人が手書きで送ってしまうと、うまくいかなかった時の言い訳にしてしまうかもしれません。
懸念や不安が最初からある状態で手書きの履歴書を作ってしまうよりは、パソコンでより自己アピールを濃くして送ったほうが悔いのない履歴書になります。
どちらで作らないといけないと指定している企業でない限り、手書きでもパソコンでも失礼にはあたりません。きちんと添え状を付けて、自分に合った方法で納得のいく履歴書を送るようにしましょう。
ちなみに、人材紹介会社（転職サイト）を利用すれば、転職エージェント（転職アドバイザー）に相談でき、どちらの方が適しているのかのアドバイスをしてくれるでしょう。
転職活動や履歴書だけではなく、準備しなくてはいけないことがたくさんありますから、全てひっくるめて転職エージェントのサポートを受けることをおすすめします。